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組織における情報共有について

2022年10月27日11:25 AM

コロナの水際対策としての入国制限が緩和され、観光地にインバウンドの賑わいが戻りつつあります。一方で、ウクライナ侵攻や円安の影響による輸入資源不足や物価高騰の懸念がさらに続いています。

皆さんの職場では「情報共有」をどのように図られていますでしょうか。情報共有は各職場や個々の社員が有する様々な情報やスキル、経験等を社内やチームで共有し活用することによって、生産性や効率性だけでなく個々のスキルの向上に役立てるための仕組みです。その方法には、クラウドやフォルダ等に情報を集めて共有する方法や情報共有ツールを導入してシステム化して共有するなど多々あります。

しかし、折角そうした情報共有のための仕組みを取り入れても、社員が積極的に活用しようとしていなければ何の意味もありません。逆に、情報共有に対して非協力的な社員がいることでさらに属人化が進んでしまったり、正しく情報共有ができない社員によって予想だにしなかったトラブルを招いたり、ビジネスチャンスを失ったりということも起こりかねません。例えば、スケジュール等を正しく共有できない社員の場合、重要な打ち合わせやプロセスが生じたときなどに都度再確認が必要となり、かえって効率性が下がってしまいます。

社員が積極的に活用しようとしない原因の一つに、忙しさのあまり情報共有が面倒であったり、情報共有の活用の仕方がわからないことなどがあげられます。まず、「なぜ、情報共有が必要なのか」、情報を皆で活用することの理解が必要です。次に、情報共有を行いやすくするための方法とルールの明示です。マニュアル化や具体的な情報の伝え方、まとめ方などをフォーマット化しておくなどすると社員全員が同じ認識をもって共有しやすくなります。そして、スタートから組織全体で進めるのではなく、小規模、少人数から始めて徐々に習慣づけていくことです。そこで滞るところがあれば、方法やルール等の改善を図り、それを前例として少しずつ全社へと範囲を広げていくことです。

もう一つは、情報共有を嫌がる社員の存在です。例えば、「折角独占している情報をわざわざ他人に漏らしたくない」と業務の見える化を嫌がる社員や「情報共有から得る恩恵は自分にはない」と思っている一見優秀そうに見える社員、そもそも業務姿勢が意欲的とは言い難い社員の存在です。彼らについても、業務の可視化による組織全体のメリットの理解と短いスパンで一気に情報共有のスタートを進めないことなど共通していますが、それに加えて、有益な情報共有に対しては人事考課や非金銭的インセンティブなどで評価を与えることです。

個々の仕事の成果を重視することはとても大切ですが、そのことを意識するあまり、一部の社員が情報共有をマイナスとして捉えてしまうことがないように、良い情報共有に対してはしっかり評価することで、協力的に情報を提供する社員と共有を嫌がる社員とで二分され、職場モラールが低下してしまうことを防ぐと同時に、現場に混乱が生じないように職場ごとに段階的に導入していくことがとても大事です。
皆さんの組織ではどのように進められていますか。

カテゴリー：人事コンサルタントの雑感