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仕事の時間管理について

2023年1月28日 10:34 AM

皆さんの職場では、それぞれが仕事についての時間管理を適切に行えていますでしょうか。
「時間」は、皆に平等に与えれている一方で、同じ時間でもどのように工夫して活用するかによって、成果が大きく変わる性質をもっています。時間管理の目的は「仕事において成果を上げる」ことですが、さらに言えば「成果を上げるための仕事に注力できるようになる」ことと言えます。

日々の仕事に振り回されることなく、適切な仕事に適切な時間を使うことによって成果を上げられるようになるには、時間管理能力の向上が必要不可欠です。そのためには、自分の仕事の全体像を理解、把握したうえで、何から取り組むべきなのかの優先順位をつけて、効率よく質の高い仕事ができるように努力することが求められます。

まず、自分が普段どんな仕事を行っているかを洗い出すことです、日々の仕事に忙しく埋没していると、行っている仕事の全体像が見えなくなってしまっていることがあり、適切な仕事に適切な時間を使うことが難しい状態となっている場合があります。まず、どんな仕事にどれだけの時間を使っているのかを把握することが必要です。

次に、洗い出したそれぞれの仕事について、想定している仕事にかかる時間と実際に使っている時間のズレを可視化します。洗い出した業務を行いながら、実際にかかった時間を確認することで、想定より時間を使ってしまっている仕事や逆に時間をかけないでも出来ている仕事が見えてきます。

そして、自分の仕事において本当は何に最も時間をかけるべきなのか、反対にあまり時間をかけるべきではない仕事は何なのか、を整理することです。業務を重要度と緊急度の二軸で、重要度では成果につながる業務かどうか、緊急度では期限が近いかどうか、などで四象限に分けて、自分自身の仕事領域を改めて整理することが必要です。

さらに、把握した一つひとつの業務にかかる作業時間をもとに、整理した重要度と緊急度の仕事領域によってどれから着手すべきか、仕事の状況に合わせて優先順位をつけることです。ここで大事なことは、いかに「重要でも緊急でもない仕事」を削除し、「重要ではないが緊急な仕事」にかける時間をコントロールし、未着手になりがちな「重要だが緊急ではない仕事」に使うべき時間を確保するかということです。できれば、イレギュラーに発生する仕事に対応するための余白を作っておくことも必要です。

日々、目の前の急ぎ行わなければならない「作業」だけに追われている状態を改善するためには、仕事における適切な時間管理が必須です。皆さんの職場はいかがですか。

カテゴリー：人事コンサルタントの雑感